Hovioikeus
Suomen Journalistiliitto ry:n mukaan tietojen säilyttäminen rekisterissä aiempaa pidempään parantaisi journalistien toimintamahdollisuuksia. Muutos on etenkin tutkivan journalismin kannalta tarpeen, ja parantaisi kansalaisten tiedonsaantia yhteiskunnallisesti merkittävissä asioissa edistäen näin sananvapauden toteutumista. Journalistiliitto ja Oikeustoimittajat ry ehdottivat harkittavaksi kymmenen vuoden sijaan 20 vuoden poistoaikaa. Etenkin rikosasioissa kymmenen vuotta on edelleen varsin lyhyt aika. Esimerkiksi elinkautisen vankeuden lähtökohtainen vähimmäiskesto on 12 vuotta, ja yksittäisten oikeusprosessien kesto voi ylittää kymmenen vuotta. Lausunnot eivät tältä osin aiheuta muutosta ehdotuksiin.
Tietojärjestelmälain 18 §:n 1 momentin 1 kohdan mukaan Oikeusrekisterikeskuksen on poistettava henkilötiedot ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä vuoden kuluessa siitä, kun toiselle viranomaiselle välitettävät ilmoitukset rekisterinmerkintöjen tekemistä varten on toimitettu viranomaiselle, ja ratkaisua tai sen lopputulosta koskevat merkinnät viiden vuoden kuluessa siitä, kun asiassa on annettu lainvoimainen ratkaisu. Momentin 2 kohdan mukaan Oikeusrekisterikeskuksen on poistettava henkilötiedot diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisesta käsittelyjärjestelmästä vuoden kuluessa siitä, kun asiassa on tehty ratkaisu. Tiedot poistetaan määräaikojen kuluessa tietojärjestelmälaissa tarkoitetuista valtakunnallisista järjestelmistä, mutta tiedot jäävät tuomioistuinten, Syyttäjälaitoksen ja oikeusaputoimistojen omiin rekistereihin.
Tietojärjestelmä muodostuu ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä, diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisesta käsittelyjärjestelmästä sekä raportointi-, tilasto- ja arkistojärjestelmästä. Oikeushallinnon valtakunnallisen tietojärjestelmän osajärjestelmät sisältävät tosiasiallisia viranomaisten tuotantokäytössä olevia tietojärjestelmiä. Kuten tietojärjestelmälain esitöissä (HE 102/2009 vp) on todettu, osajärjestelmissä on kysymys loogisista tietojärjestelmistä, jotka voivat muodostua useammasta tietoteknisestä rekisteristä. Säännös järjestelmän rakenteesta ei vastaa kaikilta osin käytössä olevaa järjestelmää eikä tulevien järjestelmien rakennetta. Osajärjestelmät ilmaisevat kuitenkin sen, että tietovarantoon sisältyy tietoja eri käyttötarkoituksia varten, ja kuhunkin osajärjestelmään tallennetaan vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja.
12 §:n mukaisella katseluoikeudella on merkitystä myös muun muassa silloin, kun tuomioistuimen tulee lain mukaan käsitellä eri tuomioistuimissa vireillä olevat asiat yhdessä (esimerkiksi laki oikeudenkäynnistä hallintoasioissa 11 § ja laki oikeudenkäynnistä rikosasioissa 4 luku) tai määrätä yhteisestä rangaistuksesta (rikoslaki 7 luku). Voimassa oleva laki mahdollistaa jo diaari- ja ratkaisutietojen hakemisen ja käyttämisen kyseisillä perusteilla.
Tietojärjestelmälain 10 §:ssä säädetään tietojärjestelmään tallennettavista henkilötiedoista. Asianosaisen oikeusaseman kannalta on tärkeää, että hänet yksilöidään yksiselitteisesti. Rikosasioiden tietosuojalain 8 §:n 1 momentin mukaan rekisterinpitäjän on erotettava tarvittaessa ja mahdollisuuksien mukaan selvästi toisistaan henkilötiedot, jotka koskevat käsiteltävän asian kannalta eri asemassa olevia rekisteröityjä. Käytännössä oikeushallinnon valtakunnallisen tietojärjestelmän diaaritietoihin merkitään henkilön asema esimerkiksi asianomistajana, vastaajana, asianosaisena tai todistajana, ja rekisteri täyttää siten rikosasioiden tietosuojalain vaatimukset.
Tietosuojavaltuutetun toimisto kiinnitti huomioita 10 §:n säännökseen tietovarantoon talletettavista henkilötiedoista. Säännöksessä henkilötiedot liitetään asianosaiseen ja muuhun asiaan osalliseen. Rikosasioiden tietosuojalain 8 § edellyttää henkilöiden erilaisten roolien ja oikeusasemien erottelua eikä tällaista julkisuuslaissa käytettyä asianosaisen tai muun asiaan osallisen erottelua voida pitää rikosasioissa riittävänä vaan niiden osalta rooleja tulisi täsmentää eli milloin henkilön on epäiltynä, tuomittuna, asianomistajana tai todistajana. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan sääntelyä tulisi täsmentää, kun sillä on merkitystä luovutettaessa tietoja henkilöhakuperusteisesti. Nykytilan arviointia on täsmennetty tältä osin.
Säännös tietojen luovuttamisesta tiedotusvälineille koskee tietojensaantioikeutta eikä pelkästään sähköistä luovutustapaa, joten säännös tulisi siirtää yleistä tietojensaantioikeutta koskevaan 16 §:än.