Hovioikeus
Ehdotetuilla muutoksilla voidaan arvioida olevan vaikutusta tiedotusvälineiden tiedonsaannin tehostamisessa. Tiedotusvälineiden on mahdollista saada samalla kertaa valtakunnallisesta tietovarannosta kaikkien tuomioistuimen diaaritiedot kymmenen vuoden ajalta sen sijaan, että tietoja tarvitsisi tiedustella erikseen jokaisesta tuomioistuimesta. Tiedotusvälineiden tiedonsaannin tehostaminen nopeuttaisi välillisesti myös kansalaisten tiedonsaantia yhteiskunnallisesti merkittävissä asioissa sekä julkisuudessa kiinnostusta herättäneissä asioissa. Myös tutkijoiden tiedonsaanti ratkaisuasiakirjoista tehostuisi, jos tietojen poistoaika nostettaisiin viidestä vuodesta kymmeneen vuoteen. Rekisteröityjen osalta muutos tarkoittaisi sitä, että samat tiedot olisivat kauemmin saatavilla kahdesta eri rekisteristä; valtakunnallisesta tietovarannosta ja tuomioistuinten omista järjestelmistä. Rekisteröityjen yksityisyyden suojaa parantaisi kuitenkin se, että henkilötietojen poistoaikojen laskeminen alkaisi ratkaisun antopäivästä eikä ratkaisun lainvoimaiseksi tulemisesta.
Lain 17 §:n 2 momentin mukaan Oikeusrekisterikeskus voi salassapitosäännösten estämättä tuottaa ja luovuttaa ratkaisu- ja päätösilmoitusjärjestelmästä hovioikeudelle sen pyynnöstä sellaisia tietoaineistoja, joita hovioikeus tarvitsee sille tuomioistuinlain (673/2016) mukaan kuuluvan valvontatehtävän suorittamiseksi. Tiedonhallintalain 22 § sisältää yleissäännökset tietojen luovuttamisesta teknisen rajapinnan avulla viranomaisten välillä ja kyseisen lain 23 § säännöksen katseluyhteyden avaamisesta viranomaiselle. Pykälän 2 momentin säännös koskee tiedonsaantioikeutta oikeushallinnon sisällä, eikä tietojärjestelmälaissa ole enää tarvetta säätää erikseen tietojen sähköisestä luovuttamistavasta viranomaisten välillä, joten säännöksen tulisi sisältyä 12 §:än.
Tietojärjestelmälain muutostarpeita vuonna 2017 selvittänyt työryhmä arvioi sitä, voiko tuomioistuin nykyisten säännösten perusteella katsoa valtakunnallisesta tietojärjestelmästä teknisen käyttöyhteyden avulla toisen tuomioistuimen päätöksiä oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi. Työryhmä totesi, että silloin kun haku tehdään oikeuskäytännön yhtenäisyyden varmistamiseksi, tuomioistuimella on 12 §:n 1 momentin 1 kohtaan rinnastuva peruste tietojen hakuun (Oikeusministeriön mietintöjä ja lausuntoja 3/2018).
Rekisteröityjen yksityisyyden suoja huomioiden henkilötietojen poistoaikojen laskemisen tulisi alkaa ratkaisun antopäivästä. Alempien oikeusasteiden ratkaisujen lainvoimaiseksi tulemisessa voi kestää useita vuosia, minkä vuoksi poistoaikojen sitomista ratkaisun lainvoimaiseksi tulopäivään ei voida pitää tarkoituksenmukaisena. Poistoajan sitominen ratkaisun antopäivään tekisi järjestelmästä myös rekisteröidyn kannalta selkeämmän. Jos poistoaika lasketaan ratkaisun antopäivästä, tietojen säilytysajat voisivat pitkien käsittelyaikojen takia yksittäistapauksissa lyhentyä poistoaikojen pidentämisestä huolimatta, mutta valtaosassa tapauksia ne todennäköisesti pidentyisivät. Muutos ei kuitenkaan olennaisesti vaikuttaisi rekisteröityjen yksityisyyden suojaan, sillä samat tiedot säilytetään tuomioistuinten rekistereissä pysyvästi.
Lain nimikkeessä puhutaan tietojärjestelmästä. Oikeushallinnon valtakunnallinen tietojärjestelmä muodostuu kuitenkin useasta teknisesti erillisestä tietojärjestelmästä. Lain nimikkeessä käytetty ilmaisu tietojärjestelmästä ei vastaa yleiskielen merkitystä eikä esimerkiksi 1.1.2020 voimaan tulleen julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) määritelmiä. Tiedonhallintalain 2 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaan kyseisessä laissa tietojärjestelmällä tarkoitetaan tietojenkäsittelylaitteista, ohjelmistoista ja muusta tietojenkäsittelystä koostuvaa kokonaisjärjestelyä. Kyseisen momentin 6 kohdan mukaan tietovarannolla tarkoitetaan puolestaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Oikeushallinnon valtakunnallinen tietojärjestelmä on tiedonhallintalain määritelmien mukainen tietovaranto eikä tietojärjestelmä, jolloin lain nykyinen nimike on harhaanjohtava. Tietojärjestelmälain nimikkeen ja määritelmien olisi hyvä vastata tiedonhallintalain käsitteitä ja yleiskieltä. Jos lain nimikkeestä muutettaisiin tietojärjestelmä tietovarannoksi, tekninen sanamuutos tulisi tehdä kaikkiin pykäliin, joissa tietojärjestelmä mainitaan. Lain nimikkeen muuttamisen seurauksena myös julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 28 kohdassa tietojärjestelmä tulisi korvata tietovarannolla.
Tiedostusvälineet voivat osoittaa tietopyyntönsä joko yksittäiselle tuomioistuimelle tai Oikeusrekisterikeskukselle. Yksittäinen tuomioistuin hakee tiedot omasta asianhallintajärjestelmästään ja Oikeusrekisterikeskus puolestaan oikeushallinnon valtakunnallisesta tietojärjestelmästä. Tietojen luovuttamisella Oikeusrekisterikeskuksesta tehostetaan tiedotusvälineiden tiedonsaantia, koska diaaritietojen luovuttaminen on mahdollista samalla kertaa diaari- ja asianhallintatietojen valtakunnallisesta käsittelyjärjestelmästä. Tiedotusvälineiden edustajien ei siten tarvitse kääntyä erikseen yksittäisten tuomioistuinten puoleen. Luovutettavien diaaritietojen perusteella tiedotusvälineet voivat tarvittaessa pyytää tarkempia tietoja asian ratkaisseelta tuomioistuimelta.
Tietosuojavaltuutetun toimisto totesi, että ehdotettu 16 §:n 3 momentti ei koske ainoastaan henkilötietojen luovutuksia vaan luovutusta edeltävää henkilötietojen käsittelyä eli henkilöllisiä hakuja tietovarannosta. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan henkilötietojen suojan näkökulmasta merkittävä yksityiskohta liittyy siihen, mikä on henkilöllisen haun kohdeaineisto ja miten henkilöhakuisuus on ajateltu toteutettavan. Kun otetaan huomioon rikosasioiden tietosuojalain 8 §:n vaatimukset henkilöiden erilaisten roolien ja oikeusasemien erottelusta, tulisi haun tuloksista ilmetä se, milloin kyse on epäilystä, tuomitusta, asianomistajasta tai todistajasta tai muusta asianosaisesta. Esitystä on tältä osin täsmennetty. Valtakunnalliseen tietojärjestelmään sisältyvissä tuomioistuinten diaareissa on merkitty henkilön asema, joka tulee näkyviin aina, kun tietoja haetaan. Järjestelmä täyttää rikosasioiden tietosuojalain vaatimukset.